Die Vorbeugung vor Verfehlungen ist in unserem Interesse und im Interesse unserer Mitarbeiter:innen sowie unserer Geschäftspartner:innen. Hinweisgeber:innen helfen, unsere Werte zu bewahren, Schäden von uns abzuwenden und dadurch Arbeitsplätze zu sichern.
Mitarbeiter:innen, die festgestellte Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex oder sonstige interne Richtlinien und Regelungen in gutem Glauben melden, werden daraus keinesfalls Repressalien oder negative Folgen welcher Art auch immer erwachsen.
Möglichkeiten, Fehlverhalten zu melden
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- Group Compliance Officer oder Divisionaler Compliance Officer
- Abteilung Revision und Risikomanagement der voestalpine AG
- Direkte:r Vorgesetzte:r
- Geschäftsführung oder die zuständige Rechts- oder Personalabteilung
- Abteilung Group Human Resources der voestalpine AG
- Menschenrechtsbeauftragte:r
- Group Data Protection Manager oder Divisionaler Data Protection Manager
- Webbasiertes Hinweisgeber:innensystem, das sowohl von Mitarbeiter:innenn als auch von externen Hinweisgeber:innen genutzt werden kann und eine Meldung auf anonymer Basis ermöglicht.
Es wird darauf hingewiesen, dass Meldungen auch über die im Sitzstaat der betroffenen Konzerngesellschaft bestehenden externen Meldekanäle (z.B. bei Behörden) abgegeben werden können.
Meldungen können insbesondere in den folgenden Bereichen abgegeben werden
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KARTELLRECHT
Vereinbarungen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Unternehmen, welche den freien Wettbewerb beschränken. Beispiele: Preisabsprachen, Markt- oder Kund:innenaufteilungen, Absprachen über Aufträge, Produktionsmengen oder -quoten, Absprachen bei Ausschreibungen, unzulässiger Informationsaustausch von wettbewerbsrelevanten Informationen.
KORRUPTION
Anbieten und Gewähren von Vorteilen, um Entscheidungen anderer zu beeinflussen (Bestechung, aktive Korruption) bzw. Fordern oder Annehmen von Vorteilen (Bestechlichkeit, passive Korruption). Beispiele: Unangemessene Geschenke an Mitarbeiter:innen der Kund:innen vor einer Auftragsvergabe, Einladung von Mitarbeiter:innen der Kund:innen zu einem Wellness-Wochenende vor einer Auftragsvergabe durch die Kund:innen, Einladungen ohne geschäftlichen Hintergrund, mit dem Ziel, einen Auftrag zu erhalten, Annahme eines Geschenks der Lieferant:innen und im Gegenzug dafür keine Geltendmachung von berechtigten Ansprüchen gegen diese Lieferant:innen, Annahme von Einladungen oder Geschenken als Gegenleistung für die Akzeptanz eines höheren Einkaufspreises oder eines Angebots.
FRAUD
Strafbare Handlungen, die das Vermögen des Unternehmens oder einer dritten Person schädigen. Beispiele: Ausstellung erhöhter Rechnungen, um den Mehrbetrag einzubehalten; Einbehalten von Firmengeldern oder Arbeitsmaterialien; Abschluss von nachteiligen Geschäften für das Unternehmen, um einen persönlichen Vorteil zu erzielen.
KAPITALMARKT COMPLIANCE
Ausnutzung von Insiderinformationen (Informationen über vertrauliche Tatsachen, die mit der voestalpine oder einem Finanzinstrument der voestalpine AG in Zusammenhang stehen und geeignet sind, den Preis des Finanzinstrumentes erheblich zu beeinflussen, wenn sie der Öffentlichkeit bekannt werden). Beispiele: Aktienkauf bzw. -verkauf durch Mitarbeiter:innen, die Teil eines Vertraulichkeitsbereiches sind, während einer für diesen Kreis geltenden Sperrfrist für Aktienkäufe.
INTERESSENSKONFLIKTE
Ein privates oder persönliches Interesse beeinträchtigt die objektive Pflichterfüllung gegenüber dem Unternehmen. Interessenkonflikte können sich insbesondere im Zusammenhang mit Nebentätigkeiten bei oder Beteiligungen an einem wirtschaftlichen Engagement bei Kund:innen, Lieferant:innen oder Wettbewerber:innen ergeben.
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DISKRIMINIERUNG, SEXUELLE BELÄSTIGUNG, MOBBING
Benachteiligung oder Herabwürdigung von Gruppen oder einzelnen Personen aufgrund des Geschlechts, der Religion, der Volkszugehörigkeit etc. Ungebetene verbale oder körperliche Annäherung durch Arbeitskolleg:innen, Vorgesetzte oder Kund:innen. Schikane, Quälerei, Verletzung oder Ähnliches durch Arbeitskolleg:innen, mit der Absicht, eine:n Mitarbeiter:in aus der Firma zu vertreiben. Beispiele: Benachteiligung bei der Vergütung aufgrund des Geschlechts; Nichteinstellung oder Verweigerung einer Beförderung aufgrund der Herkunft; Ausländerfeindlichkeit; sexuelle Belästigung; Erniedrigung; Ausgrenzung; Nötigung; Gewalt.
VERSTÖSSE GEGEN MENSCHENRECHTE
Verstöße gegen Rechte, die jedem Menschen gleichermaßen zustehen. Die subjektiven Rechte jedes Menschen werden verletzt oder Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder neue Sklaverei liegt vor. Neue Sklaverei bezeichnet eine Ausbeutungssituation, die eine Person aufgrund von Drohungen, Gewalt, Nötigung, Täuschung oder Machtmissbrauch nicht ablehnen oder verlassen kann. Beispiele: Einsatz von Zwangs- oder Kinderarbeit; Einschränkungen der Freiheitssphäre, Religions-, Meinungs-, Informations- und Versammlungsfreiheit.
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Schwerwiegende Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Beispiele: Unzulässige Erhebung, Weitergabe oder Verarbeitung personenbezogener Daten; Nutzung von Daten zu Privatzwecken; Veröffentlichung oder Weitergabe von Kund:innen- oder Mitarbeiter:innenfotos im Internet/Intranet ohne entsprechende Einwilligung; Nutzung von Kund:innendaten für Marketingzwecke ohne Einwilligung, Verlust personenbezogener Daten.
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TECHNISCHE COMPLIANCE
Einhaltung von Gesetzen, Regelungen und Normen in der Produktion und anderen technischen Bereichen.
VERSTÖSSE GEGEN IT-SICHERHEITSRICHTLINIEN
Einhaltung von Richtlinien, die dem Schutz der Daten vor Verfälschung, Zerstörung und unzulässiger Weitergabe dienen. Beispiele: Beeinträchtigung der Sicherheit von IT-Systemen und -Netzen, welche die Vertraulichkeit, die Integrität und/oder die Verfügbarkeit der Informationen oder Anlagen stark gefährdet; Weitergabe von Benutzer:innenkonten und Kennwörtern an Nichtberechtigte; Cyber-Angriffe.
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VERSTÖSSE GEGEN UMWELTSCHUTZVORSCHRIFTEN
Absichtliche oder versehentliche Gewässer-, Boden- oder Luftverunreinigung. Beispiele: Austritt umweltgefährdender Stoffe; unsachgemäße Abfallentsorgung; fehlende Hinweise auf Gefahrenquellen; Unfälle infolge unzureichender Sicherheitsmaßnahmen.
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FEHLEN ODER VERLETZUNG VON SICHERHEITSVORSCHRIFTEN
Fehlende Sicherheitsvorkehrungen, Nichteinhaltung solcher Vorkehrungen und Anweisungen. Beispiel: Gefährliche oder unhygienische Arbeitsbedingungen.
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SONSTIGE RECHTS- BZW. RICHTLINIENVERSTÖSSE
Beispiele: Urheberrechtsverletzungen (Verwendung von fremdem geistigen Eigentum), Sabotage oder Zerstörung von Arbeitsmaterialien; Verstöße gegen Exportrechte und -kontrollen; Verstöße gegen Lieferkettensorgfaltspflichten.
Nutzung des Hinweisgeber:innensystems der Business Keeper AG (BKMS) für anonyme Hinweise
Sollten Sie Bedenken haben, ein Fehlverhalten unter Offenlegung Ihres Namens zu melden, steht Ihnen das anonyme Hinweisgeber:innensystem der Business Keeper AG (BKMS) zur Verfügung. Durch die Einrichtung eines anonymen Postkastens am Ende Ihrer Meldung können Sie aktiv an der Aufklärung von Fehlverhalten mitwirken.
Bei Meldungen im Hinweisgeber:innensystem werden Sie zu Beginn gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen und steigen anschließend direkt ins Meldeportal ein. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über eine einfache Antwortauswahl. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg. Im Anschluss können Sie Ihren eigenen, geschützten Postkasten einrichten. Über diesen erhalten Sie Rückmeldungen, beantworten allfällige Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.
FAQs zum Hinweisgeber:innensystem der Business Keeper AG (BKMS)
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Sollten Sie nicht sicher sein, ob ein Fehlverhalten vorliegt oder Rat suchen, so können Sie ebenfalls das Hinweisgeber:innensystem nutzen und auf anonymer Basis Ihre Fragen stellen.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen Ihre Frage nur beantworten können, wenn Sie am Ende der Fragestellung einen geschützten Postkasten einrichten, an den wir Ihnen die Antwort zukommen lassen können.
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Standardmäßig erfolgt die Bearbeitung durch das Whistleblowing Komitee. Eine Wahlmöglichkeit gilt nur in Ländern, in welchen ausdrücklich eine Bearbeitungsmöglichkeit durch das betroffene Unternehmen gesetzlich vorgesehen ist.
Das Whistleblowing Komitee besteht aus den Leiter:innen der beiden Abteilungen Recht, Beteiligungen und Compliance sowie Revision und Risikomanagement der voestalpine AG. Diese können je eine Ersatzperson und gemeinsam eine weitere zugangsberechtigte Person benennen, welche Meldungen im Hinweisgeber:innensystem erhält.
Bei Bearbeitung durch das betroffene Unternehmen leitet das Whistleblower Komitee Meldungen an die zur Bearbeitung eines Hinweises zuständigen Fachbereiche des betroffenen Unternehmens weiter. Es wird dabei sichergestellt, dass eine unparteiische Untersuchung der Meldung erfolgen kann.
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Das Hinweisgeber:innensystem schützt die Anonymität des:r Hinweisgeber:in, wenn diese:r seinen:ihren Namen nicht offenlegen möchte. Die Funktionalität dieser Anonymitätswahrung ist von einer unabhängigen Stelle zertifiziert. Wir sind an Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber:in.
Das Whistleblower Komitee hat ausschließlich Zugriff auf die Inhalte, welche Sie im Hinweisgeber:innensystem erfassen, jedoch auf keine anderen Daten, wie etwa IP-Adressen, die eventuell die Sicherstellung der Anonymität gefährden könnten.
Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungen und andere Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Sie müssen weder persönliche Daten angeben noch ein Endgerät benutzen, das von Ihrer:m Arbeitgeber:in zur Verfügung gestellt wird. Ihre Anonymität bleibt ungeachtet der Nutzung privater oder von der:m Arbeitgeber:in zur Verfügung gestellter Devices (Handy, PC, etc.) gewahrt.
Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Pseudonym, Benutzername und Kennwort selbst. Diese Zugangsdaten sind nur Ihnen bekannt. Sie bleiben auch während des Dialogs über den Postkasten jederzeit anonym.
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Da das Hinweisgeber:innensystem im Internet für jeden zugänglich ist, können Mitarbeiter:innen Meldungen auch von zuhause oder von anderen Internetzugängen außerhalb des Unternehmens ins System unter www.bkms-system.net/voestalpine eingeben.
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Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung des webbasierten Hinweisgeber:innensystems befindet sich auf der Startseite des Hinweisgeber:innensystems. Damit das Bearbeiter:innenteam möglichst umfassend informiert wird, ist es notwendig, zumindest folgende Punkte zu beschreiben:
- Auf welche Gesellschaft und welche Abteilung sich der Vorfall bezieht.
- Wann sich der Vorfall ereignet hat.
- Was für ein Vorfall sich ereignet hat.
- Wer daran beteiligt ist.
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Das Hinweisgeber:innensystem steht neben Deutsch und Englisch auch in Bulgarisch, Französisch, Italienisch, Litauisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Spanisch, Tschechisch sowie Ungarisch zur Verfügung. Sofern Ihre Sprache nicht von der Sprachauswahl abgedeckt ist, können Sie Hinweise auch in Ihrer jeweiligen Landessprache verfassen.
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Für eine objektive Fallbearbeitung ist es erforderlich, den Sachverhalt genau zu hinterfragen. Es ist daher oftmals notwendig, zusätzliche Fragen an eine:n Hinweisgeber:in zu stellen. Um diese Kommunikationsmöglichkeit zu eröffnen, ersuchen wir Sie, im Hinweisgeber:innensystem von der Möglichkeit der Einrichtung eines sogenannten Postkastens Gebrauch zu machen und einige Tage nach Abgabe Ihrer Meldung mittels Ihrer selbst eingerichteten Zugangsdaten erneut in das System einzusteigen. Ihre Anonymität bleibt bei Verwendung eines Postkastens selbstverständlich gewährleistet.